Digitalisierung Kultur & Expertise, Strategie Organisation & Zusammenarbeit

Im zweiten Modul geht es um die Menschen in einer Organisation und wie sich der Einfluss der Digitalisierung auf ihre Arbeit und Verhalten untereinander und dem Kunden gegenüber auswirkt. Braucht es eine digitale Strategie und wie wird sie umgesetzt?
Organisation & Zusammenarbeit

Tag 1: Auswirkungen der Digitalisierung auf die Organisation

Der Tag startete mit der Frage, was ist überhaupt eine digitale Organisation und wie erkenne ich, dass ich in einer digitalen Organisation arbeite. Mit dem Umbau der Prozesse innerhalb der Organisation müssen sich zwangsläufig auch die Strukturen entwickeln. Der Weg vom Produkt hin zu einem allumfassenden Service. Beispiel: Hilti verkauft Bohrlöcher, keine Maschinen. Man entwickelt sich in einem komplexen Umfeld (VUCA) immer weiter weg von «Best Practice» und klassischem Lean-Management hin zu einer emergenten und agilen Organisationskultur.

Brainstorming Karten mit den Zielen der Teilnehmer

Eine digitale Organisation wird mehrschichtig abgebildet:

  • Technische Aspekte (Tools, Prozesse)
  • Organisationsstruktur (Aufbau- / oder Ablauforganisation)
  • Wissen/Fertigkeit (was heiss Agil und wie wende ich es an)
  • Mindset (Gewohnheiten, Erfahrungen)

Organisationen stehen bei der Transformation nicht auf all diesen Ebenen am gleichen Ort. Erfahrungsgemäss können die ersten drei Punkte relativ gut umgesetzt werden. Beim Thema «Mindset» entscheidet es sich, ob es die Organisation eine erfolgreiche Transformation schafft. Hier muss der Fokus darauf gelegt werden, sodass die Veränderung zur digitalen Organisation gelingt.

Um in der heutigen komplexen Welt zurechtzukommen, sucht man nach neuen Methoden miteinander zu arbeiten. Es geht darum, gemeinsam, erfolgreich Wertschöpfung zu generieren. Dabei können selbstorganisierte Gruppen helfen (Holacracy). Sie entscheiden für sich und ihre Aufgaben selbst. Dabei muss geklärt werden, wer entscheidet was?

Digitalisierung erfordert eine agile Organisationsentwicklung
Quelle: kollegiale-fuehrung.de

Organisationsentwicklung besteht zu einem grossen Teil aus Marketing. Das bedeutet die Ziele und Kernaussagen innerhalb des Teams immer wieder zu thematisieren und bewirtschaften.

Tag 2: Erfordernis der digitalen Transformation

An diesem Tag ging es rund um das Thema Strategie im digitalen Umfeld. Braucht es eine digitale Strategie, ein strategisches Portfolio Management oder eine agile Strategiearbeit (OKR)?

Brainstorming der Ziele des zweiten Tages rund um das Thema strategisches  Management im digitalen Kontext.

Als zentrales Element für eine erfolgreiche Umsetzung einer Strategie im digitalen Umfeld ist das Lean Portfolio Management (Ganzheitliche Betrachtung aller Initiativen, innerhalb der OE oder Portfolios). Dabei geht es darum, einen Stau an Projekten, die alle umgesetzt werden wollen, zu verhindern. Je mehr Ideen im Raum stehen und dem gegenüber ein begrenztes Budget, Personal oder gesetzliche Rahmenbedingungen, umso wichtiger ist es, die «richtigen/wichtigen» Sachen zu bündeln. Lean PM hilft, die Priorisierung laufend zu bewerten und ggf. anzupassen. Gleiches gilt für die Finanzierung. Dieses wird nicht auf einzelne Projekte verteilt, sondern man hat ein Gesamt-Portfolio-Budget und finanziert das, was innerhalb des Portfolios die höchste Priorität hat. Jede Initiative wird am Schluss der Umsetzung auf seinen Mehrwert hin kontrolliert. Es werden erst neue Vorhaben gezogen (Pull-Prinzip), wenn ein vorangegangenes Projekt abgeschlossen ist (Kanban-Prinzip in Swimlanes: Idee, Analyse, Backlog, Umsetzung, Recap und Done organisiert).

Tag 3: Arbeit 4.0 verstehen – Management der Kunden- & Mitarbeitererwartungen

Sich auf die neue Arbeitswelt einzulassen heisst auch, die Art und Weise der Zusammenarbeit im Gesamt-Kontext zu hinterfragen. Mit der Einführung einer neuen Software wird lediglich eine Substitution (gem. SAMR-Modell) angestossen, ohne aber die Ganzheit der damit zusammenhängenden Prozesse und Kulturen zu berücksichtigen (Bsp. Henry Ford: Die Kunden wollten schnellere Pferde, nicht Autos)

Anforderungen und Wirkungen in der Arbeitswelt 4.0

Die Haltung der Mitarbeitenden gewinnt in der Arbeitswelt 4.0 zunehmend an Bedeutung. Nebst den klassischen Kernkompetenzen sollen soziale Kompetenzen und Resilienz gezielt gefördert werden. Damit ein flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten möglich wird, müssen Mitarbeitende eigenverantwortlich denken und handeln können. Analog zum Privat- und Familienleben, wo das eigentlich schon ganz normal ist. Da würde sich keiner die Zeiten vorschreiben lassen, wann er mit welcher Person wie lange in einem Meeting ist. Gleiches Bestreben soll nun auch in der Arbeitswelt gelten. Der Fokus liegt auf dem Resultat und Zielerfüllung der Arbeit und weniger bei der vollumfänglichen Anwesenheit des Mitarbeitenden. 

Die neue Normalität in der Arbeitswelt 4.0 hängt stark davon ab, wie gross der Gestaltungsspielraum innerhalb des Unternehmens ist und was wir bei uns selber bereit sind, zu verändern.

Tag 4: Arbeit 4.0 gestalten – Digitale Zusammenarbeit und erforderliche Skills

Anhand von konkreten Beispielen wurde der Mehrwert ESP-Plattformen demonstriert. Das Potenzial dieser Plattformen ist unbestritten, jedoch muss die Zielgruppe richtig abgeholt werden. Beispiel: Gärtner -> leichter Zugang via Handy und ohne grosse IT-Infrastruktur. Es geht nicht ausschliesslich darum, Informationen top down zu verbreiten, sondern auch um Erfolge zu feiern, Wertschätzung zu zeigen und sich gegenseitig zu guten Taten/Leistungen anzuspornen. Es soll für die Dinge Platz haben, die sonst zwischen dem Tagesgeschäft herunterfallen würden. Es gibt Einblick in den Alltag von ganz konkreten Mitarbeitenden und Erlebnissen und das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identität wächst.

Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Personen ungeachtet der Rolle, Abteilung oder Hierarchie die gleichen Infos und Reaktionen dazu sehen kann. Das Gefühl von: «die da oben» und «die da unten» wird abnehmen und es profitieren alle auf allen Ebenen (totale Transparenz). Das gegenseitige Verständnis untereinander und das Überwinden von Barrieren und Silos wird gefördert.

Quelle: iqesonline.net (Stand: Mai 2021)

Nebst der elektronischen Zusammenarbeit über die ESP-Systeme nimmt auch die Bedeutung der Vielfalt der physischen Zusammenarbeit zu. Corona hat uns gezeigt, dass viele Vorurteile zu Homeoffice sich als wenig stichhaltig erwiesen haben. Nun stellt sich die Frage, ob man die Vorteile von Homeoffice und die von Corporateoffice zusammenführen kann.

Die Antwort heisst, ja, das ist möglich. Das Modell heisst: «Coworking». Diese Arbeitsweise hat ein grosses Potenzial und hilft, das Beste aus beiden Arbeitswelten zu vereinen.

Lessons learned:

  • Emergente Praktiken (Ausprobieren) nutzen, indem man Crossfunktionale Teams bildet
  • Die Problemstellung präsentieren, nicht die Lösung
  • Kreativität und Problemlösungskompetenz können nicht automatisiert werden, komplizierte Dinge können automatisiert werden
  • Lean Portfolio bringt Leute zum Projekt und nicht das Projekt zu den Leuten
  • Den Wandel zum Normalzustand machen
  • Stelle dir laufend die Frage, wer ist mein Kunde und was biete ich ihm an? Ungeachtet der Hierarchie oder Position der MA.
  • Zukunft hat auch immer eine Herkunft, Zukunft braucht Herkunft
  • Führungskräfte bieten die Werkzeuge, Collaborations-Plattformen und Rahmenbedingungen für Arbeit 4.0
  • Idee: Öffnen der eigenen Büros für andere (Coworking) Das Beste aus zwei Welten.
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