Digitalisierung und Prozessmanagement

In diesem Modul geht es vorwiegend um das Geschäftsprozessmanagement als Enabler der digitalen Transformation. Wir lernen verschiedene Methoden zur Darstellung der digitalen Prozesse kennen und wie sie optimiert/automatisiert werden könnten. Hier eine Zusammenfassung der Themen aus dem vierten Modul meines CAS.
Digitale Prozesse

Tag 1: Digitalisierung und Prozessmanagement (Teil 1)

Grundlagen zum Business Prozess Management (BPM)

Die wesentlichen Aspekte für die Erstellung ist es, nicht alle, sondern die richtigen Prozesse zu dokumentieren (Effektivität-Prinzip). Es geht darum herauszufinden, welche Prozesse standardisiert werden können und wo agiles Prozessmanagement gefragt ist.

Beim Prozessmanagement geht es darum, zu dokumentieren, wer, was mit welchem Werkzeug macht und welche Daten er generiert oder benötigt.

Quelle: Buch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management, Andreas Gadatsch

Prozessorientierte Organisationen unterscheiden zwei Gebiete (Prozessmanagement-Brille):

  • Strategisches Prozessmanagement
  • Operatives Prozessmanagement

Das Bindeglied zwischen diesen Elementen sind die Ziele, der beiden Gebiete, die sowohl top down als auch bottom up miteinander abgeglichen werden können.

Agiles Prozessmanagement kommt da zum Einsatz, wo Abläufe wenig bis überhaupt nicht standardisiert sind.

Stacey-Matix, Quelle: Website, digitaleneuordnung.de, Andreas Diehl, Stand: September 21

Prozessoptimierung

Prozesse müssen nicht nur dokumentiert werden, sondern müssen von allen Betroffenen im Prozess verstanden und umgesetzt und laufend angepasst/verbessert werden können.

Die Optimierung kann über verschiedene Werkzeuge erfolgen:

a) Prozesse identifizieren und Potenzial erkennen, bewerten
b) Standortbestimmung nach Reifegrad (Bsp. Digital Maturity Modell HSG)

Digitalisierung eines Prozesses bedeutet, wenn für die Abwicklung einer Aufgabe auf die IT-Unterstützung zugegriffen werden kann.
Automatisierung im Prozess geht einen Schritt weiter, weil die Verarbeitung ohne Eingriff eines Mitarbeiters erfolgt.

Tag 2: Digitalisierung und Prozessmanagement (Teil 2)

Überprüfung des Reifegrads einzelner Prozesse anhand eines Beispiels aus der Praxis. Dabei geht es das Optimierungs- und Digitalisierungspotential zu identifizieren und ggf. anzupassen.

Rechnungsprüfungsprozess, Quelle: Buch, «Die digitale Transformation des Unternehmens» von Wieland AppelfellerCarsten Feldmann

Werkzeuge zur Prozess-Dokumentation

Prozesse müssen eine einheitliche Sprache sprechen. Hierfür gibt es bestimmte Tools und Standards (BPMN 2.0, CMMN, DMN). Sie helfen eigenes Potenzial und Doppelspurigkeiten sichtbar zu machen. Diagramme können in MS Visio oder online gezeichnet und die Logik geprüft werden.

Eigenschaften & Vorteile der verschiedenen Notationen:

  • BPMN 2.0: weit verbreitet, gut skalierbar, gut für die Darstellung standardisierte Prozesse.
  • CMMN (Case Management Model & Notation): sehr flexibel (Bsp. Antragsbearbeitung)
  • DMN (Decision Model & Notation): Modellierungen von Entscheidungen (Bsp. Restaurant, wenn Kind dabei, dann auch ein Getränk ohne Alkohol in die Liste aufnehmen) 

Herangehensweise und Methodik

Der Detaillierungsgrad und Umfang der Dokumentation der Prozesse ist abhängig von den gegenseitigen Abhängigkeiten und Schnittstellen (OE-Übergreifend) und dem praktischen Nutzen, den es generiert. Wo machen Prozesse Sinn und wo reichen Checklisten oder Konzepte aus. Sonderfälle sollte man möglichst vermeiden.

Tag 3: Digitalisierung und Prozessmanagement (Teil 3)

Es gibt verschiedene Arten, Prozesse zu automatisieren. Einige davon sind:

  • Robotic Process Automation
  • Low-Coder / No-Code
  • Business Process Managment Systeme
  • Standard- oder Individualsoftware

Quelle: Website, IT Architektur zur Prozessautomatisierung Stand: September 21

Was sollte automatisiert werden?

Es sollten Prozesse automatisiert werden, die «stabil» und repetitiv sind und nicht sich stetig verändern. Je stabiler Prozesse sind, umso mehr können sie automatisiert werden. Der Automatisierung liegen Daten & Informationen zugrunde. Diese Daten können manuell oder auch digital vorliegen und bearbeitet werden. Dabei sollte man darauf achten, dass Daten nicht redundant erfasst/vorhanden sind.

Tag 4: Digitalisierung und Prozessmanagement (Teil 4)

Das klassische Business-IT Alignment

Die IT-Aufgaben und Strategie sollte mit der Geschäftsstrategie übereinstimmen und diese entsprechend unterstützen. Alignment findet nicht nur in der Strategie, sondern auch auf der operativen Ebene der Umsetzung (in den Prozessen) statt.

Quelle: Website, Klassisches Buseness-IT Alignment Stand: September 21

Ganz nach der These: «Die IT macht die Organisation produktiver» wurden die verschiedenen Vor- und Nachteile einer Zusammenarbeit besprochen.

Quelle: Miroboard CAS Digitale Organisation, Stand: September 21

Es gibt verschiedene Sichtweisen, von wo aus man die Organisation und Prozesse des Business betrachten kann. Der IT ist es noch nicht gelungen, den Mehrwert und den Produktions-Nutzen auf der Business-Ebene zu beweisen. Die IT verursacht nicht nur Kosten, sondern auch einen veritablen Nutzen. Die IT folgt den Zielen und Anforderungen des Business. Das ist die grosse Aufgabe des Alignment, dieses sicherzustellen und zu fördern.

Das Business-IT Alignment auf Projektebene

Die Organisation und deren soziale Zusammenarbeit kann in sog. sozialen Systemen aufgeteilt werden. Das Arbeitspensum erfordert eine Aufteilung in Subsysteme. Die Arbeiten werden in den Subsystemen erledigt. Irgendwann werden die Ergebnisse wieder zu einem grossen Ganzen zusammengefügt. Dieser Zusammenschluss kann dann zu Konflikten führen.

Vereinfachte Darstellung eines sozialen Systems – Quelle: Website, Systemisch-agile Sofwareentwicklung Stand: Sept. 21

Wenn Business und IT zusammenarbeiten, muss ein gegenseitiges Verständnis vom jeweils anderen vorhanden sein. Mann muss die Ziele und Beweggründe des anderen kennen, verstehen und akzeptieren. Man muss sich gegenseitig vertrauen können, weil man voneinander abhängig ist. Machtmissbrauch kann Vertrauen zerstören. Gleichzeitig kann Verständnis für die Anliegen des Anderen das Vertrauen fördern.

Lessons learned

  • BPM kommt in den verschiedensten Phasen der Digitalisierung zum Zug
  • Im Unterschied zum konventionellen BPM braucht es für die Digitalisierung die Datenebene (Inputs/Outputs)
  • Prozesse sollten immer End to End «gedacht» und abgebildet werden.
  • Dokumentierte Prozesse sind Voraussetzung für die Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen
  • Bei der Modellierung der Prozesse immer auch an die internen/externen Stakeholder denken (Wen betrifft mein Prozess?).
  • Prozesse sollten zusammen erarbeitet werden (das Gespräch ist wichtig um blinde Flecken zu vermeiden)
  • Man sollte nur gut funktionierende, wiederkehrende und effiziente Prozesse automatisieren.
  • Die IT Strategie sollte immer der Business-Strategie folgen und nicht umgekehrt.
  • Das Business-IT Alignment kann nicht auf dem Reissbrett geplant werden.
  • Verständnis für das Gegenüber fördert das Vertrauen. Machtspiele können Vertrauen zerstören.
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